Política de Privacidad

1. Introducción y alcance

SIGNATELL es una plataforma de comunicaciones unificadas operada por PEOPLE E COMMERCE LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida en el Estado de Florida, Estados Unidos, con domicilio comercial en 3815 Arcade Trail, Suite 308, Lutz, Florida 33548.

Esta Política de Privacidad explica qué información tratamos, con qué finalidad, con quién la compartimos y qué controles existen sobre ella. Se aplica a nuestro sitio público, a la aplicación disponible en app.signatell.com y a las comunicaciones que se gestionan a través de los canales que cada negocio conecta a la plataforma.

Esta Política se complementa con los Términos de Servicio y con las Instrucciones de Eliminación de Datos, disponibles en el sitio público de SIGNATELL.

En este documento, «Cliente» es el negocio que contrata SIGNATELL; «Usuario» es cada persona autorizada por ese negocio para acceder a la plataforma; y «cliente final» es la persona que se comunica con el negocio a través de un canal conectado.

2. Nuestro doble rol: responsable y encargado

Esta es la sección más importante para entender cómo tratamos la información en SIGNATELL, porque nuestra posición cambia según de quién sean los datos.

2.1 Actuamos como responsables

Respecto de los datos del propio Cliente y de sus Usuarios —datos de cuenta, de administración, de facturación cuando exista y de soporte— decidimos las finalidades del tratamiento y actuamos como responsables. Esta Política describe directamente ese tratamiento.

2.2 Actuamos como encargados

Respecto de los datos de los clientes finales que se tratan a través de la plataforma —conversaciones, llamadas, mensajes, formularios y documentos recibidos por los canales conectados— actuamos como encargados y tratamos esa información únicamente siguiendo las instrucciones del Cliente, que es el responsable de esos datos.

Esto significa que, si una persona se comunicó con un negocio y quiere ejercer derechos sobre esa información, el interlocutor es ese negocio, no SIGNATELL. Nosotros trasladamos la solicitud y prestamos la asistencia técnica necesaria, pero no podemos decidir unilateralmente sobre datos que no nos pertenecen.

Esta separación es también una característica técnica de la plataforma: la información de cada negocio está aislada de la de los demás y ningún Cliente puede acceder a los datos de otro.

3. Información que recopilamos

3.1 Información de cuenta

• Nombre, dirección de correo electrónico, teléfono y cargo de los Usuarios autorizados.
• Nombre, dirección y datos de identificación del negocio.
• Credenciales de acceso, en forma cifrada, y configuración de permisos dentro de la Organización.

3.2 Información de los canales conectados

• Identificadores de los canales que el Cliente autoriza a conectar, como el número de WhatsApp Business, la cuenta profesional de Instagram, la página de Facebook o la línea telefónica.
• Credenciales de autorización emitidas por el proveedor correspondiente, que se conservan cifradas y pueden ser revocadas por el Cliente en cualquier momento.

3.3 Información de las comunicaciones

• Mensajes, conversaciones, llamadas y sus metadatos (fecha, hora, duración, canal, remitente y destinatario).
• Grabaciones y transcripciones de llamadas, cuando el Cliente active esa funcionalidad.
• Archivos adjuntos y documentos enviados o recibidos a través de los canales conectados.
• Datos de contacto de los clientes finales, que el Cliente registra o que se obtienen de la propia comunicación.

3.4 Información técnica y de uso

• Dirección IP, tipo de navegador y de dispositivo, e idioma.
• Registros de acceso y actividad dentro de la plataforma, utilizados con fines de seguridad y auditoría.

3.5 Información sensible enviada por los clientes finales

Según la actividad de cada negocio, un cliente final puede enviar a través de la plataforma información sensible o de identificación —por ejemplo números de seguridad social o de identificación fiscal, documentos de identidad, licencias, pasaportes o información financiera— ya sea en un formulario, en un documento adjunto o en el cuerpo de una conversación.

SIGNATELL no solicita esa información por iniciativa propia ni la exige para prestar el Servicio. Cuando llega, la tratamos como parte de las comunicaciones del Cliente, bajo las condiciones descritas en la sección 8 de esta Política.

4. Cómo utilizamos la información

Utilizamos la información exclusivamente para:

• Prestar el Servicio: recibir, mostrar, organizar y enviar las comunicaciones de los canales que el Cliente ha conectado.
• Asociar cada comunicación al contacto correspondiente dentro de la Organización del Cliente.
• Gestionar cuentas, accesos y permisos de los Usuarios.
• Proteger la seguridad de la plataforma, prevenir el fraude y el uso indebido, y mantener registros de auditoría.
• Prestar soporte técnico y responder consultas.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Mantener y mejorar el funcionamiento del Servicio.

No utilizamos los datos obtenidos a través de los canales conectados para publicidad, elaboración de perfiles comerciales, venta a terceros ni para ningún fin ajeno a la prestación del Servicio al Cliente que autorizó la conexión.

No vendemos datos personales ni los cedemos a terceros con fines publicitarios.

5. Fundamento del tratamiento

Tratamos la información porque resulta necesario para prestar el servicio que el Cliente ha contratado, para cumplir obligaciones legales que nos resultan aplicables, para atender intereses legítimos de seguridad y prevención del fraude, y, cuando corresponde, sobre la base del consentimiento prestado.

Cuando actuamos como encargados, el fundamento del tratamiento de los datos de los clientes finales corresponde determinarlo al Cliente, que es quien mantiene la relación con esas personas y quien debe obtener y conservar su consentimiento conforme a los Términos de Servicio.

En particular, cuando el Cliente recabe información sensible o de identificación de sus clientes finales a través de la plataforma, declara que cuenta con la base legal y las autorizaciones necesarias para hacerlo y que ha informado adecuadamente a esas personas.

Si a un Cliente le resulta aplicable una normativa específica que exija un acuerdo adicional de tratamiento de datos, lo formalizaremos a su solicitud.

6. Compartición de datos con terceros e integraciones

No vendemos información personal. La compartimos únicamente en los supuestos que se describen a continuación.

6.1 Proveedores que nos ayudan a prestar el Servicio

Recurrimos a proveedores de alojamiento, infraestructura y comunicaciones que tratan información por cuenta nuestra, con acceso limitado a lo necesario para su función y sujetos a obligaciones de confidencialidad. La relación de proveedores puede variar a medida que evoluciona la plataforma.

6.2 Integraciones con plataformas de terceros

SIGNATELL es una plataforma omnicanal y su valor depende de las integraciones que cada negocio decida activar. Estas integraciones nunca se activan por nuestra iniciativa: es siempre el Cliente quien las autoriza expresamente, a través del procedimiento oficial del proveedor correspondiente, y quien puede revocarlas en cualquier momento.

Cuando una integración está activa, se intercambia con esa plataforma únicamente la información necesaria para que el canal funcione: las comunicaciones que entran y salen, y los identificadores técnicos asociados. El tratamiento que esa plataforma realice por su cuenta se rige por sus propias políticas de privacidad.

Integraciones actualmente disponibles o en preparación:

• Meta Platforms, Inc. — WhatsApp Business, Instagram y Facebook, para la recepción y el envío de mensajes de los canales que el negocio conecta.
• Proveedores de telefonía y SMS, para las llamadas y mensajes de las líneas que el negocio conecta.
• Proveedores de correo electrónico, para el envío y la recepción de correos desde las cuentas que el negocio autoriza.

A medida que la plataforma evolucione podremos incorporar nuevas integraciones —por ejemplo con servicios de Google, con otros sistemas de gestión de clientes o con herramientas de productividad—. En todos los casos se aplicará el mismo principio: la integración solo se activa si el Cliente la autoriza, y esta Política se actualizará para reflejar las integraciones disponibles.

6.3 Otros supuestos

• Cuando lo exija la ley o una autoridad competente.
• Cuando sea necesario para proteger derechos, la seguridad de la plataforma o la de terceros.
• En el marco de una reorganización societaria o transmisión de negocio, informando previamente a los Clientes afectados y manteniendo la protección de la información.

7. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información frente al acceso, la alteración o la divulgación no autorizados. Entre ellas:

• Cifrado de las comunicaciones entre el navegador y la plataforma.
• Autenticación de los Usuarios y control de accesos por permisos dentro de cada Organización.
• Aislamiento de los datos de cada Organización, de modo que ningún Cliente pueda acceder a la información de otro.
• Acceso a los documentos y a los expedientes restringido por permisos dentro de cada Organización, de modo que solo los Usuarios autorizados por el Cliente pueden consultarlos.
• Registros de auditoría de las acciones relevantes realizadas en la plataforma.
• Almacenamiento cifrado de credenciales y de las autorizaciones emitidas por los proveedores.

Trabajamos de forma continua para proteger la información con medidas razonables y actualizadas y para revisar nuestras prácticas a medida que la plataforma evoluciona. Aun así, ningún sistema es completamente seguro. En caso de un incidente de seguridad que afecte a datos personales, lo comunicaremos a los Clientes afectados sin demora indebida y colaboraremos con ellos en las notificaciones que resulten exigibles.

El Cliente contribuye a la seguridad manteniendo la confidencialidad de sus credenciales, retirando los accesos de Usuarios que ya no deban tenerlos e informándonos de cualquier uso no autorizado.

8. Tratamiento de información sensible

Algunos negocios que utilizan SIGNATELL trabajan con información sensible por la naturaleza de su actividad. Cuando esa información llega a la plataforma, se aplican las siguientes reglas:

• El Cliente es el responsable de esa información y decide qué se solicita, a quién y con qué finalidad. SIGNATELL actúa como encargado.
• La información se utiliza únicamente para prestar el Servicio al Cliente que la recibió. No se emplea para publicidad, elaboración de perfiles, entrenamiento de sistemas comerciales de terceros ni ningún otro fin.
• No se comparte con integraciones de terceros, salvo que el propio Cliente active una integración que lo requiera para su funcionamiento.
• El acceso queda limitado a los Usuarios que el Cliente autorice dentro de su Organización, y las acciones relevantes quedan registradas.
• Recomendamos al Cliente solicitar únicamente la información estrictamente necesaria y evitar recabar datos sensibles por canales que no ofrezcan garantías suficientes.

Si se produjera un incidente de seguridad que afectara a este tipo de información, lo comunicaremos al Cliente sin demora indebida y colaboraremos con él en las notificaciones que la ley aplicable exija, incluidas las obligaciones de notificación de brechas del Estado de Florida y de otras jurisdicciones que puedan resultar aplicables.

Las medidas técnicas concretas de protección y los plazos específicos de conservación de este tipo de información se detallarán en la documentación de seguridad de SIGNATELL y en los acuerdos que se suscriban con cada Cliente.

9. Conservación y eliminación de datos

Conservamos la información mientras la cuenta del Cliente permanezca activa y durante el tiempo necesario para las finalidades descritas en esta Política.

Tras la terminación de la relación, el Cliente puede solicitar una exportación de su información dentro de un plazo razonable. Transcurrido ese plazo, la información puede eliminarse conforme a las Instrucciones de Eliminación de Datos.

Los documentos y expedientes que un Cliente almacena en la plataforma se conservan según sus propias instrucciones y sus obligaciones de conservación. SIGNATELL no elimina por iniciativa propia información que pertenezca al Cliente, salvo en los supuestos descritos en esta Política o en las Instrucciones de Eliminación de Datos.

Podemos conservar durante más tiempo la información mínima necesaria para acreditar el cumplimiento de una solicitud, para atender obligaciones legales de conservación o para la defensa frente a reclamaciones.

El procedimiento detallado para solicitar la eliminación, los canales habilitados y los plazos aplicables se describen en las Instrucciones de Eliminación de Datos publicadas en el sitio público.

10. Derechos y controles sobre los datos

Según la normativa que le resulte aplicable, una persona puede solicitar el acceso a sus datos, su corrección, su eliminación, una copia de los mismos, o presentar una objeción o una reclamación sobre su tratamiento.

El interlocutor depende de quién sea el titular de la relación:

• Si es un Cliente o un Usuario de SIGNATELL, puede dirigirse directamente a privacy@signatell.com.
• Si es un cliente final que se comunicó con un negocio a través de SIGNATELL, debe dirigirse a ese negocio, que es el responsable de su información. Si nos escribe a nosotros, trasladaremos la solicitud a la organización correspondiente y prestaremos la asistencia técnica necesaria.

Antes de atender una solicitud verificamos razonablemente la identidad de quien la formula, para evitar que un tercero acceda a datos ajenos o solicite su eliminación. No se aplican represalias por ejercer estos derechos.

El Cliente dispone además de controles directos en la plataforma: puede gestionar los Usuarios y sus permisos, y revocar en cualquier momento la autorización de un canal conectado.

11. Cookies y tecnologías similares

El sitio público de SIGNATELL no utiliza cookies de terceros, herramientas de analítica ni tecnologías de seguimiento publicitario.

La aplicación en app.signatell.com utiliza cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio, principalmente para mantener la sesión iniciada y preservar la seguridad del acceso. Estas cookies no se emplean con fines publicitarios ni de elaboración de perfiles.

Si en el futuro incorporamos herramientas de analítica u otras tecnologías, actualizaremos esta Política y habilitaremos los mecanismos de información y consentimiento que correspondan.

12. Transferencias internacionales de datos

SIGNATELL es un servicio operado desde los Estados Unidos y la información se trata principalmente en ese país. Los proveedores e integraciones que utilizamos pueden operar desde otras jurisdicciones.

Cuando la información se transfiere fuera del país de residencia del interesado, adoptamos las salvaguardas razonables que resulten aplicables y exigimos a nuestros proveedores compromisos de confidencialidad y de protección equivalentes.

13. Privacidad de menores

SIGNATELL es un servicio dirigido exclusivamente a negocios y profesionales. No está destinado a menores de edad y no recopilamos de forma consciente información de menores.

Si tenemos conocimiento de que se ha recopilado información de un menor sin la autorización correspondiente, adoptaremos las medidas razonables para eliminarla.

14. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en el Servicio, en las integraciones disponibles o en la normativa aplicable. La versión vigente estará siempre publicada en el sitio público, indicando su número de versión y su fecha de entrada en vigor.

Cuando el cambio sea sustancial, lo comunicaremos con antelación razonable por correo electrónico o mediante un aviso en la plataforma.

15. Información de contacto

Para cualquier consulta relacionada con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de datos personales:

• Privacidad y eliminación de datos: privacy@signatell.com
• Consultas legales: legal@signatell.com
• Consultas generales: contact@signatell.com
• Domicilio postal: PEOPLE E COMMERCE LLC, 3815 Arcade Trail, Suite 308, Lutz, Florida 33548, Estados Unidos.

Atendemos las consultas sobre privacidad en un plazo razonable desde su recepción, conforme al procedimiento descrito en las Instrucciones de Eliminación de Datos cuando se trate de solicitudes de supresión.