Instrucciones de Eliminación de Datos

1. Objeto de este documento

Este documento explica cómo solicitar la eliminación de información tratada a través de SIGNATELL, quién puede solicitarla, qué ocurre en cada caso y en qué plazos respondemos.

SIGNATELL es una plataforma de comunicaciones unificadas operada por PEOPLE E COMMERCE LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida en el Estado de Florida, Estados Unidos, con domicilio comercial en 3815 Arcade Trail, Suite 308, Lutz, Florida 33548.

Este documento se complementa con la Política de Privacidad y con los Términos de Servicio, disponibles en el sitio público de SIGNATELL.

2. Quién es quién: los tres papeles

Todo lo que se explica en este documento depende de esta distinción, así que conviene fijarla antes que nada. En SIGNATELL intervienen siempre tres partes con papeles diferentes.

2.1 SIGNATELL — el proveedor de la plataforma

Nosotros construimos y operamos el software. No somos dueños de las conversaciones que pasan por él, no vendemos información y no decidimos qué datos pide un negocio a sus clientes ni para qué.

Nuestro papel cambia según de quién sean los datos: somos responsables de los datos de nuestros propios clientes —los negocios y las personas que los usan— y somos encargados de los datos que esos negocios reciben de sus clientes, lo que significa que sobre esos actuamos únicamente siguiendo sus instrucciones.

2.2 El Cliente — el negocio que utiliza SIGNATELL

Es la empresa o el profesional que contrata SIGNATELL, conecta sus propios canales de comunicación —su número de WhatsApp Business, su cuenta de Instagram, su línea telefónica, su correo— y atiende desde la plataforma a sus propios clientes.

El Cliente es el dueño de esa información y el responsable de ella. Decide qué solicita, a quién, con qué finalidad y durante cuánto tiempo la conserva. Dentro de la plataforma, su información está aislada de la de cualquier otro negocio.

Llamamos «Usuarios» a las personas que el Cliente autoriza a entrar en la plataforma en su nombre: sus empleados o colaboradores. Son parte del Cliente, no terceros.

2.3 El cliente final — la persona que se comunica con el negocio

Es quien escribe por WhatsApp, llama por teléfono, envía un formulario o adjunta un documento a un negocio que utiliza SIGNATELL. Puede que ni siquiera sepa que SIGNATELL existe, porque su relación es con el negocio.

Sus datos pertenecen a ese negocio. Nosotros los alojamos y los procesamos por cuenta del negocio, pero no somos quienes deciden sobre ellos.

2.4 Por qué esta distinción determina el resto del documento

De aquí se desprende la regla que gobierna todas las solicitudes de eliminación:

• Si los datos son del Cliente o de sus Usuarios, SIGNATELL es el responsable y atiende la solicitud directamente.
• Si los datos son de un cliente final, el responsable es el negocio con el que esa persona se comunicó. SIGNATELL recibe la solicitud, identifica al negocio, se la traslada y presta la asistencia técnica necesaria, pero no puede decidir unilateralmente sobre información que no le pertenece.

Esta separación no es una formalidad administrativa: es también una característica técnica de la plataforma, donde la información de cada negocio está aislada de la de los demás.

3. Quién puede solicitar la eliminación

3.1 Un negocio que utiliza SIGNATELL

El negocio puede solicitar la eliminación de la información de su cuenta o, al terminar la relación, de la información almacenada en su espacio de trabajo. SIGNATELL ejecuta la instrucción una vez verificada.

3.2 Un usuario autorizado de un negocio

Una persona que utiliza SIGNATELL como usuario de un negocio puede solicitar la eliminación de sus datos personales de cuenta. Si su acceso forma parte de la gestión del negocio, coordinaremos la solicitud con el administrador correspondiente.

3.3 Una persona que se comunicó con un negocio

Si usted escribió, llamó o envió un formulario a un negocio y quiere que esa información se elimine, el interlocutor es ese negocio. Puede dirigirse directamente a él o escribirnos a nosotros: en ese caso trasladaremos su solicitud a la organización responsable y le informaremos de que lo hemos hecho.

No podemos eliminar por iniciativa propia información que pertenece a un negocio, del mismo modo que un proveedor de archivo no puede destruir los documentos de un cliente porque se lo pida un tercero.

3.4 Un administrador que retira la aplicación desde Meta

Si un negocio retira la autorización de SIGNATELL desde su configuración de Meta, esa acción revoca de inmediato nuestro acceso al canal: dejamos de poder recibir y enviar mensajes a través de él.

Retirar la autorización no elimina por sí solo el historial de conversaciones ya almacenado, porque esa información pertenece al negocio y puede necesitarla. Si además desea eliminarla, debe solicitarlo expresamente por los canales indicados en la sección 4.

4. Cómo enviar una solicitud

Existe un único punto de entrada para todas las solicitudes:

• Correo electrónico: privacy@signatell.com
• Formulario de contacto del sitio público, indicando "Privacy" como motivo.
• Correo postal: PEOPLE E COMMERCE LLC, 3815 Arcade Trail, Suite 308, Lutz, Florida 33548, Estados Unidos.

Para poder tramitar la solicitud, indique:

• Su nombre y los datos de contacto que utilizó (correo electrónico, número de teléfono o cuenta desde la que se comunicó).
• El nombre del negocio con el que se comunicó, si lo conoce.
• Qué información desea eliminar: toda, o únicamente una parte concreta.

No es necesario tener una cuenta en SIGNATELL para enviar una solicitud, y no se cobra por tramitarla.

5. Verificación de identidad

Antes de eliminar o trasladar nada verificamos razonablemente la identidad de quien solicita, para evitar que una persona pueda pedir la eliminación de datos ajenos.

• Si es un negocio o un usuario, la solicitud debe llegar desde una dirección de correo ya registrada en la cuenta o confirmarse por esa vía.
• Si es una persona que se comunicó con un negocio, no tenemos una relación previa que nos permita verificar su identidad. Es una razón adicional para trasladar la solicitud al negocio, que sí puede hacerlo.

Ninguna solicitud se ejecuta el mismo día en que se recibe. Este intervalo es una medida de seguridad deliberada, no una demora administrativa.

6. Plazos

Los plazos aplicables son los siguientes:

• Acuse de recibo de la solicitud: 5 días hábiles.
• Solicitud de un negocio o de un usuario sobre datos de cuenta: hasta 30 días naturales.
• Eliminación al terminar la relación con un negocio: 15 días para que pueda exportar su información, seguidos de la eliminación dentro de los 30 días siguientes, salvo que el contrato disponga otra cosa.
• Traslado al negocio de una solicitud recibida de uno de sus clientes: 5 días hábiles.
• Asistencia técnica al negocio para ejecutar una eliminación: 10 días hábiles.

Si una solicitud requiere más tiempo por su complejidad, lo comunicaremos antes de que venza el plazo, indicando el motivo.

7. Qué se elimina y qué se conserva

Cuando se ejecuta una eliminación, se retira la información identificada en la solicitud de los sistemas activos de SIGNATELL.

Hay información que conservamos aunque se solicite la eliminación, y consideramos honesto declararlo:

• Un registro mínimo de la propia solicitud: quién la hizo, cuándo y qué se resolvió. Es la prueba de que cumplimos y no puede eliminarse sin destruir esa prueba.
• Información cuya conservación exige la ley aplicable, o que el negocio debe conservar por sus propias obligaciones legales.
• Registros financieros y contractuales de la relación con el negocio.
• Copias de seguridad, hasta que se sobrescriban en su ciclo normal de rotación.

Esta información conservada no se utiliza para ninguna finalidad distinta de las indicadas.

8. Cómo se ejecuta el procedimiento

Cada solicitud de eliminación sigue un procedimiento gestionado y supervisado por el responsable de privacidad de SIGNATELL: una persona identificada revisa la solicitud, verifica la identidad de quien la formula, determina el alcance exacto de lo que debe eliminarse, ejecuta la eliminación y confirma el resultado por escrito.

Hemos optado deliberadamente por este modelo supervisado en lugar de un mecanismo de supresión automática. Una eliminación es irreversible y afecta a información que puede pertenecer a un negocio y a sus clientes, por lo que preferimos que cada caso se revise antes de ejecutarse.

A medida que la plataforma evolucione incorporaremos herramientas que agilicen este procedimiento, y actualizaremos este documento para reflejarlas.

9. Controles disponibles para los negocios

Un negocio que utiliza SIGNATELL dispone además de controles directos que no requieren enviar una solicitud:

• Revocar en cualquier momento la autorización de un canal conectado, desde SIGNATELL o desde la configuración del proveedor correspondiente.
• Retirar el acceso de los usuarios que ya no deban tenerlo y ajustar sus permisos.
• Solicitar una exportación de su información antes de pedir su eliminación.

Recomendamos exportar la información antes de solicitar la eliminación, porque una vez ejecutada no puede revertirse.

10. Contacto

Para enviar una solicitud o resolver cualquier duda sobre este procedimiento:

• Privacidad y eliminación de datos: privacy@signatell.com
• Consultas legales: legal@signatell.com
• Consultas generales: contact@signatell.com
• Domicilio postal: PEOPLE E COMMERCE LLC, 3815 Arcade Trail, Suite 308, Lutz, Florida 33548, Estados Unidos.

Si considera que su solicitud no ha sido atendida correctamente, puede escribirnos de nuevo indicando la referencia original y la revisaremos.